Etika Bertelepon di Kantor
Sumber: http://astaga.com/karir/index.php?id=28209&cat=133
Siapapun sudah tau cara menggunakan dan berbicara di telepon. Karena benda yang satu ini memang sangat familiar di antara alat komunikasi lainnya. Tetapi, meskipun berbicara di telepon itu mudah, ada etika dan aturan tersendiri. Anda tidak bisa langsung 'nyerocos' ini itu begitu ada nada 'hallo' di seberang sana.
Sekalipun Anda bukan operator telepon, Anda perlu tau aturan dalam bertelepon ria. Karena apapun pekerjaan Anda, pasti tak terlepas dari urusan telepon bukan? Berikut ini etika bicara di telepon, baik dalam menelepon maupun 'menerima' telepon.
Menelepon
- Ucapkan salam begitu telepon diangkat di seberang sana. Misalnya 'selamat pagi', 'selamat siang', dst. Jangan sampai ketika telepon diangkat Anda langsung pada pembicaraan, seperti "Saya mau membicarakan masalah utang piutang dengan...." Kalau Anda melakukannya Anda bisa dicap nggak sopan.
- Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju. Misalnya "Saya Rina dari PT. Cipta Bahagia, bisa bicara dengan Ibu Shanty di bagian billing...?" Jangan langsung 'menuduh' "Ini Ibu Shanty ya..?"
- Ucapkan terima kasih jika Anda disuruh menunggu. Jangan menggerutu atau ingin buru-buru, misalnya "Cepetan ya penting nih..!" Jika ternyata orang yang Anda cari tidak ada di tempat, sampaikan keinginan Anda untuk meninggalkan pesan. Sebelumnya tanyakan dulu "Apakah saya bisa meninggalkan pesan..?. Jika bisa, beritahukan pesan Anda dengan jelas. Jangan lupa sebutkan identitas diri Anda sekali lagi, seperti nama, nomor telepon, dan alamat kantor. Kemudian ucapkan terima kasih dan salam untuk mengakhiri pembicaraan.
Menjawab Telepon
- Ucapkan salam begitu Anda mengangkat telepon. Jangan mengangkat telepon setelah lebih dari tiga kali deringan. Kemudian sebutkan nama Anda dan perusahaan. Misalnya, "Selamat siang, PT. Biru Laut dengan Dewi, bisa saya bantu?"
- Bila si penelepon menanyakan keberadaan orang lain, tanyakan terlebih dulu siapa namanya sebelum Anda memberitahukan keberadaan orang yang dicarinya. Seperti, "Maaf dengan siapa saya bicara..?"
- Bila orang yang dituju tidak ada di tempat, beritahukan dengan sopan dan tawarkan padanya untuk meninggalkan pesan. "Maaf Pak Rudi sedang tidak ada di tempat. Anda mau meninggalkan pesan..?" Jika ia meninggalkan pesan, catat isi pesannya dengan jelas. Jangan pernah lupa mencatat nama dan nomor telepon si penelepon.
- Pastikan si penelepon percaya bahwa Anda akan menyampaikan pesannya dengan baik. "Saya akan segera sampaikan pesan Anda.." Kemudian ucapkan salam ketika mengakhiri pembicaraan.
Pada intinya usahakan untuk selalu sopan dalam berbicara di telepon. Ingat, meskipun tidak bertatap muka secara langsung, dari nada dan cara Anda bicara di telepon, orang akan mudah membaca karakter Anda. Maka jangan lupakan etika bertelepon..!
